Podpis na dokumencie bankowym - Czy faktycznie nie potrzebny?

17-08-2012

Niniejszy artykuł nie jest próbą pokazania wyższości dokumentu elektronicznego nad dokumentem papierowym, jest zaś próbą pokazania, iż mimo obowiązywania Ustawy o podpisie elektronicznym1) oraz dostosowywania przepisów do szybko zmieniającej się rzeczywistości, zwłaszcza w obszarze IT, czasami, w zależności od sytuacji, powinnyśmy się zastanowić jaką formę powinien przyjąć dany dokument tj. papierową czy elektroniczną. Zgodnie z art. 5 ust. 2 Ustawy o podpisie elektronicznym, dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

Przedsiębiorcy przyzwyczaili się już, że wymiana dokumentów drogą elektroniczną jest szybka i wygodna. Obecnie nie ma przeszkód, aby po spełnieniu warunków Ustawy o podpisie elektronicznym, przesyłać faktury do działów księgowych drogą elektroniczną. Systemy księgowe są dostosowywane, aby mogły spełniać wymogi, już nie tyle ustaw, co nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Możemy, na przykład za pomocą bankowości elektronicznej pobierać wyciągi bankowe w formie elektronicznej i przy pomocy interface „zasysać" je do programu księgowego. Z pewnością wielkie centra księgowe ang. Shared Service Centers (SSC) nie mogłyby istnieć, gdyby nie mogły korzystać z dobrodziejstw elektronicznej wymiany dokumentów i przetwarzania danych.

Wróćmy do wspomnianych wyciągów i zaświadczeń bankowych. Korzystając z bankowości elektronicznej, do której coraz mocniej przekonują nas banki w reklamach telewizyjnych, przedsiębiorcy mogą często spotkać się z adnotacją na dokumentach bankowych (m.in. wyciągach, potwierdzeniach czy zaświadczeniach pobranych z systemu elektronicznego) iż „dokument jest wydrukiem komputerowym sporządzonym zgodnie z art. 7 Ustawy Prawo bankowe2) i nie wymaga podpisów ani stempli bankowych".

Zgodnie z przytoczonym art. 7 Ustawy Prawo Bankowe „Oświadczenia woli związane z dokonywaniem czynności bankowych mogą być składane w postaci elektronicznej (art. 7 ust.1). Dokumenty związane z czynnościami bankowymi mogą być sporządzane na informatycznych nośnikach danych, jeżeli dokumenty te będą w sposób należyty utworzone, utrwalone, przekazane, przechowywane i zabezpieczone. Usługi związane z zabezpieczeniem tych dokumentów mogą być wykonywane przez banki, spółki tworzone przez banki z innymi podmiotami, a także przedsiębiorstwa pomocniczych usług bankowych (art. 7 ust.2)". Należy zwrócić uwagę na brzmienie ustępu 3 niniejszego przepisu: „Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, uznaje się, że czynność dokonana w formie, o której mowa w ust. 1 (tj. w postaci elektronicznej - przypis autora), spełnia wymagania formy pisemnej także wtedy, gdy forma została zastrzeżona pod rygorem nieważności."

Takie brzmienie art. 7 pozwala sądzić, iż dokumenty bankowe otrzymywane w formie elektronicznej powinny być na równi traktowane z formą papierową. Wciąż jeszcze spotkamy się z praktyką banków, iż na życzenie klienta (oraz za dodatkową opłatą) możliwe jest otrzymywanie papierowych wyciągów bankowych czy innych zaświadczeń drukowanych z systemów bankowych. Nie łudźmy się jednak, iż na formie papierowej zobaczymy stempel czy podpis pracownika banku. Zazwyczaj otrzymany wydruk nie będzie różnił się od tego, który własnoręcznie ściągniemy z systemu bankowego z przytoczoną powyżej adnotacją banku.

Pojawia się jednak wątpliwość, czy organy podatkowe będą akceptować wydruk elektronicznego potwierdzenia bankowego? Potwierdzenia elektroniczne są bowiem dokumentami istniejącymi w formie elektronicznej.

Jak pokazuje praktyka, różnie z tym bywa. Przedsiębiorcy muszą jednak liczyć się z tym, iż w niektórych przypadkach urząd skarbowy odrzuca wydruk potwierdzenia elektronicznego, mimo zawartego na dokumencie powołania się na art. 7 Ustawy Prawo Bankowe.

Przykładowo, chcąc zarejestrować nowopowstałą spółkę w urzędzie skarbowym, jedną z czynności jest wypełnienie formularza NIP-2, gdzie podajemy m.in. informację na temat posiadanych przez spółkę rachunków bankowych. Możemy spotkać się z tym, iż urzędnik zażąda od nas oryginału dokumentu (przykładowo, umowy rachunku bankowego lub zaświadczenia o posiadanym rachunku bankowym) albo uwierzytelnionej lub poświadczonej urzędowo kopii. Wtedy może się okazać, że posiadane przez nas zaświadczenie o posiadanym rachunku (nie zawierające pieczątki bankowej i podpisu) z powołaniem się na art. 7 Ustawy Prawo Bankowe może być niewystarczające. Banki dają, w specyficznych przypadkach, możliwość uruchomienia konta przez internet, bez podpisu (złożonego na papierze lub elektronicznie), gdyż weryfikacja danych odbywa się za pomoca innych procedur. Czy zatem wydruk każdego dokumentu bankowego jest wystarczający? Odpowiedź nie jest jednoznaczna, gdyż jak to często bywa w prawodawstwie, przepisy nie są ze sobą w zgodzie. A postęp technologiczny wyprzedza prawodawstwo.

Podstawa prawna:

1)    Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. Nr 130, poz. 1450)

2)    Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 665, z późn. zm.)

Ten artykuł oraz inne nasze publikacje znajdziesz na portalu kancelariepodatkowe.pl